- КТО СТУЧИТСЯ В ДВЕРЬ МОЮ?
- Я, ИНСПЕКТОР ПО ТРУДУ
Подошла очередь ревизии инспекции труда. Это довольно хлопотное для всего учреждения мероприятие, требующее не только огромного числа документов, но и эмоциональных затрат.
Трудовые инспекторы могут прийти в учреждение, как с плановой, так и с целевой (по жалобам работников, на которые ревизоры обязаны отреагировать в течение месяца) проверкой. Для плановых чаще всего выбирают тех, у кого произошел несчастный случай на производстве или ранее были выявлены нарушения. Помимо того, существует повторная (контрольная) ревизия. Ее проводят для проверки выполнения организацией предписаний по устранению нарушений.
Правила ревизии
Максимальный срок проверки - один месяц (п. 3 ст. 7 Закона от 8 августа 2001 г. N 134-ФЗ, далее - Закон). Он может быть продлен не более чем на месяц в случаях проведения испытаний, экспертиз на основании мотивированного предложения инспектора, осуществляющего надзор, руководителю органа государственного контроля. Плановые проверки нельзя проводить чаще одного раза в два года. Однако это не относится к проверкам:
- по жалобам;
- после получения информации из других проверяющих ведомств о нарушениях трудового законодательства;
- если произошел несчастный случай на производстве или возникла угроза жизни и здоровью работников;
- предметом, которых является контроль исполнения предписаний об устранении выявленных нарушений.
Ограничений по периодичности таких ревизий нет.
Иногда (при плановых проверках) проверяющие, прежде чем появиться в учреждении, направляют запрос, в котором указывают, когда и где состоится проверка и какие документы понадобятся. В противном случае такой запрос составляют на месте.
Инспекторы не всегда обязаны сообщать о своем приходе. Например, в случае, когда уведомление о намечающейся проверке может нанести ущерб эффективности контроля и позволит скрыть факт нарушения (ст. 360 ТК РФ, ст. 12 Конвенции Международной организация труда "Об инспекции труда в промышленности и торговле").
Проверят все
Остановимся на основных документах, которые могут потребовать ревизоры, и на ошибках, вызывающих недовольство инспекторов. Но для начала - "страшилка". За отказ представить документы установлен штраф: для организаций - в размере от 3000 до 5000 руб.; для должностных лиц - от 300 до 500 руб. (ст. 19.7 КоАП РФ).
Документы нужно представлять в виде копий. Заверять их не обязательно. Оригиналы инспекторы истребовать не вправе (ст. 8 Закона).
Трудовой договор
Перечень условий, которые должны быть прописаны в договоре, установлен в ст. 57 Трудового кодекса. Если в нем нет какого-либо условия, относящегося к обязательным, нужно составить соответствующее приложение или заключить отдельное соглашение.
Это делают с письменного согласия работника (ст. 72 ТК РФ).
Второй экземпляр договора передают сотруднику. Для порядка неплохо завести журнал учета выданных экземпляров трудовых договоров, в котором сотрудники, получая договор, будут ставить свою подпись.
Если в учреждении заключены срочные трудовые, коллективный, гражданско-правовые договоры, инспекторы проверят и их.
Работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под расписку и извещены за две недели до начала отпуска.
Несовершеннолетним отпуск положен в любое удобное для них время.
Положение о персональных данных работников.
Инспекторы вправе проверить, как ведутся личные дела сотрудников. Для государственной службы обязанность по их ведению предусмотрена Законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ. Другие организации вправе разработать свой порядок сбора и хранения информации о сотрудниках. Для этого и служит вышеуказанное положение. Заметим, работодатель должен хранить:
-заявление о приеме на работу;
-автобиографию;
-трудовую книжку;
-копии дипломов, свидетельств об образовании, документов о присвоении ученого звания, степени;
-медицинское заключение;
-приказ о принятии на работу;
-личный листок или анкету (Ф.И.О., год рождения, пол, образование, семейное положение, дети, близкие родственники, паспортные данные, ИНН, номер страхового свидетельства пенсионного страхования);
-копию паспорта;
-приказы, связанные с трудовой деятельностью работника (о переводах, командировках, повышении, премировании, дисциплинарном взыскании и т.д.);
-другие документы, касающиеся работника (должностная инструкция, трудовой договор, документы по аттестации, о повышении квалификации, копии свидетельств о браке, разводе, рождении детей и т.д.).
Документы по охране труда.
В учреждении должны быть инструкции по охране труда по каждой профессии, журнал вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте. Инспекторы проверят, ознакомлены ли сотрудники с правилами техники безопасности. Это нужно сделать при заключении трудового договора. Факт инструктажа необходимо зафиксировать письменно (например, в журнале инструктажа по охране труда).
Кадровые приказы.
Трудовики посмотрят приказы о приеме на работу (форма N Т-1), о переводе (формы N N Т-5 и Т-5а), об отпусках (формы N N Т-6 и Т-6а), об увольнении (формы N N Т-8 и Т-8а), о командировке (формы N N Т-9 и Т-9а), о поощрении (формы N N Т-11 и Т-11а) <*>, а также приказы о дисциплинарных взысканиях, о сверхурочных работах, об отстранении от работы, о временном переводе из-за производственной необходимости и т.д.
Помимо самих приказов могут быть проверены и основания к ним. Понятно, что данные должны совпадать. Так, основанием приказа:
- о приеме на работу служит заявление о приеме на работу, трудовой договор;
- о наложении дисциплинарного взыскания - докладная, другие документы, подтверждающие нарушение, объяснения нарушителя, акт об отказе дать их;
- об отпуске - заявление о предоставлении отпуска, график отпусков;
- о премировании - положение о премировании, трудовой договор, представление руководителя о наличии оснований для премирования;
- об увольнении по собственному желанию - заявление об увольнении;
- об увольнении за прогул - докладная, акт об отсутствии работника на месте, его объяснения, акт об отказе их дать;
- и т.д.
Трудовая книжка.
Учреждение обязано вести этот документ на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, если работа является для него основной (ст. 66 ТК РФ).
Трудовые книжки должны быть заполнены согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, и в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 Следует проверить, не хранятся ли в учреждении книжки уволенных работников. Если это так, нужно любыми способами вручить их законным владельцам (к примеру, позвонить и пригласить в учреждение).
Помимо того инспекторы проверят журнал (книгу) учета движения трудовых книжек. В нем отмечают факт получения (при приеме на работу) и выдачи (при увольнении) книжек.
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
В правилах нужно установить:
- порядок приема и увольнения работников;
- основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя;
- режим работы (ст. ст. 91 и 100 ТК РФ);
- перерывы для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ);
- отпуска (ст. ст. 114 - 119 ТК РФ);
- дни выдачи заработной платы (не реже чем каждые полмесяца) (ст. 136 ТК РФ);
- поощрения за труд, не предусмотренные в Трудовом кодексе (ст. 191 ТК РФ);
- и т.д.
С правилами внутреннего распорядка учреждение должно ознакомить каждого сотрудника под расписку при приеме на работу или за два месяца до их утверждения.
Положение об оплате труда.
В документе должны быть предусмотрены порядок и способы выплат надбавок, премий, вознаграждений, а сотрудники должны быть ознакомлены с ним под расписку. Основные сведения, которые должны содержаться в положении, указаны в таблице 1.
Штатное расписание.
Здесь указывают, какие должности предусмотрены в каждом структурном подразделении, количество штатных единиц, оклад и надбавку по каждой должности, месячный фонд заработной платы.
График сменности (ст. 103 ТК РФ).
Нормальная (без сверхурочных работ) продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Для одних и тех же работников нельзя устанавливать две смены подряд.
Табель учета рабочего времени.
Особо пристальное внимание здесь обращают на учет сверхурочной работы, рабочее время несовершеннолетних, женщин с льготами, инвалидов и совместителей. Так, сотрудников в возрасте до шестнадцати лет можно принимать на работу только на 24 часа в неделю, работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет и работников, являющихся инвалидами I или II группы, не более чем на 35 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ).
График отпусков (123 ТК РФ).
Документ утверждают с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Если в течение года в график нужно внести изменения, руководитель издает соответствующий приказ.